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PDF 與 PDF/A（比較與使用方法）

發佈 2024年10月24日

我花了很多時間處理電腦文件，並學到了一些關於PDF的知識。今天，我想分享一下我學到的有關PDF的內容，以及PDF/A. 乍看之下，這些文件格式可能看起來一樣，但相信我，內中大有文章。! 我還會討論IronPDF C# 函式庫稍後在本文中。

PDF與PDF/A：開發人員需要了解的內容

PDF 被設計為一般用途，而 PDF/A 則專門為長期存檔和保存而創建。
PDF/A要求嵌入所有字體並禁止外部引用，而常規PDF則可以鏈接到外部資源。
PDF/A 要求設備無關的色彩空間，而普通 PDF 在色彩管理方面則更具靈活性。
PDF/A要求更詳細的中繼資料，包括創建日期和修改信息，而這些信息在標準PDF中是可選的。
普通 PDF 可以加密或設置密碼保護，但 PDF/A 不允許任何形式的加密，以確保未來的可訪問性。
由於嵌入的資源，PDF/A 文件通常較大，而標準 PDF 則可能更緊湊。
PDF/A 有特定版本(PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3)擁有不同規則的情況下，而普通PDF則具有更一般的版本控制。
標準 PDF 支援圖片和元素的透明度，但 PDF/A 不允許透明度以確保一致的呈現效果。
PDF/A 必須遵循嚴格的 ISO 標準，而普通 PDF 在其結構和內容上具有更大的靈活性。

什麼是 PDF 和 PDF/A？

PDF：日常檔案格式

自從我記憶以來，PDF 或可攜式文件格式一直是我的首選。我使用 PDF 文件來分享季度報告和發送派對邀請。 PDF文件的美麗在於其多功能性。無論您是在新款 MacBook 還是舊款 Windows 桌上型電腦上查看，電子文件看起來都是預期的樣子。

PDF 的主要特點

保留原始格式
支援互動元素
能夠包含多媒體內容
密碼保護和加密選項

PDF/A：持久的檔案格式

當我需要存檔一些重要的商業文件時，PDF/A 進入了我的生活。「A」代表「歸檔」，並非常認真地對待其工作。這種自包含格式將所有字體、圖像和顏色資訊包含在數位文件中。當您打開舊文件時，再也不會出現字體缺失或版面變形的問題。

PDF/A 的關鍵特性

自成體系(嵌入所有必要的組件)
禁止外部內容引用
要求使用標準化色彩空間
需要嵌入所有字體
提高搜尋性和編目效能的中繼資料需求

PDF/A 與 PDF：主要差異

當我更深入研究這些格式時，我發現了一些關鍵的區別，突顯了在選擇 PDF 和 PDF/A 時的重要性。

1. 檔案內包含什麼内容

PDF 就像是可存放大量資訊的數位容器。嵌入式文件、影片、互動按鈕、可執行文件、掃描文件、網站連結——只要你想得到的，PDF 格式都能處理。但是以 PDF/A 格式呢？這更像是一個嚴格的飲食計畫。沒有影片，沒有華麗的互動元素，也沒有指向外部內容的連結。

起初，我以為PDF/A將檔案的所有樂趣都奪走了。但後來我靈光一閃。想像一下，50年後嘗試打開一個嵌入視頻的文件。那種影片格式會存在嗎？PDF/A 去除這些可能有問題的元素，以確保你今天看到的內容在遙遠的未來別人也能看到一樣的內容。這與無聊無關；這是為了未來做好準備。

2. 字體和字母

字體問題曾經是我在處理一般PDF時的夢魘。我在電腦上創建了一份漂亮的文件，但由於其他人沒有安裝相同的字體，所以在他們的螢幕上看起來像一團亂麻。 PDF/A 說：「夠了就是夠了」，對這個字體問題不再妥協。所有字體必須嵌入到文件中。因此，使用嵌入字體後，您可以在任何設備上開啟 PDF 文件而不會遇到字體問題。

這意味著，如果您在 2024 年使用全新的電腦或在 2054 年使用老舊的機器打開文件，文字將嚴格按照預期顯示。不再有遺漏的字符。! 就像pDF/A隨身攜帶它的小字體箱子，無論走到哪裡，都確保自己看起來最佳。

3. 顏色

數位檔案中的顏色可能比你想像的更複雜。一般的 PDF 對顏色管理不太嚴格。他們將使用您提供的任何顏色設定，從而產生有趣的結果。(有時不經意的)在不同螢幕上的結果。另一方面，PDF/A 就像是一位嚴格的色彩協調員。

4. 額外資訊

PDF/A 在文檔方面非常重要 - 不僅是您看到的內容，還包括關於文件本身的隱藏信息。就像每個 PDF/A 文件都有其詳細的日記。創建日期是什麼時候？誰創建了它？上次修改是什麼時候？所有這些資訊在 PDF/A 中都是必須的。

5. 標準和版本

PDF/A 有不同的版本(PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3)，每個都有其自己的規則和功能。常規 PDF 沒有這些區別，提供更多的靈活性但標準化較低。

6. 檔案大小

由於 PDF/A 文件需要嵌入所有必要的組件以成為自包含文件，它們通常比普通 PDF 文件更大。

7. 加密

雖然普通的 PDF 可以設置密碼保護或加密，但 PDF/A 不允許加密。此限制確保文件在未來仍然可以訪問，即使密碼遺失或加密方法過時。

透明度

PDF/A 不支援透明物件。這可能看起來有限，但有必要確保您所看到的內容將來不會出現渲染問題。

您應該選擇哪一個？

多年來使用這兩種格式後，我學會了在適當的時候使用它們。這並不是一個總是能夠簡單明瞭做出的決定，但了解每種格式的優勢讓我避免了無數麻煩。

日常工作中，我經常使用常規 PDF。我將它們用於即將被閱讀的報告，而不是長期保存。它們非常適合用於炫目的演示，我可以嵌入影片或加入互動元素。我記得曾經為新產品發佈製作了一份 PDF 宣傳冊——內含可點擊的部分、嵌入的產品視頻，甚至還有一個供感興趣的客戶填寫的表單。行銷團隊很喜歡它，因為它具有吸引力且易於分享。

但當涉及需要經得起時間考驗的法律文件時，PDF/A 是我的首選。我在無法打開一些 2000 年代初的舊公司記錄時，學到了這一課。現在，對於任何具有法律影響或需要長期保存的文件，我總是選擇使用 PDF/A。在我辦公室中，稅務文件、合同和歷史記錄都會進行 PDF/A 處理。

製作 PDF/A 檔案 (IronPDF C# PDF 庫)

PDF與PDF/A（比較及使用方法）：圖1 - IronPDF：C# PDF庫

創建 PDF 和 PDF/A 不僅僅是點擊「另存為」按鈕——至少如果您想正確地完成它的話。雖然 Adobe Acrobat 是一個受歡迎的選擇，但我發現IronPDF，作為一個 .NET 函式庫，讓我在 PDF 操作方面的工作變得輕鬆得多，特別是對於PDF 轉換為 PDF/A. 它成為我處理這些任務的首選工具。讓我給你展示一個我如何用它將 PDF 轉換為 PDF/A 的簡單範例：

using IronPdf;
// Create a PdfDocument object or open any PDF File
PdfDocument pdf = PdfDocument.FromFile("archive.pdf");
// Use the SaveAsPdfA method to save to file
pdf.SaveAsPdfA("pdf-a3-archive.pdf", PdfAVersions.PdfA3);

using IronPdf;
// Create a PdfDocument object or open any PDF File
PdfDocument pdf = PdfDocument.FromFile("archive.pdf");
// Use the SaveAsPdfA method to save to file
pdf.SaveAsPdfA("pdf-a3-archive.pdf", PdfAVersions.PdfA3);

Imports IronPdf
' Create a PdfDocument object or open any PDF File
Private pdf As PdfDocument = PdfDocument.FromFile("archive.pdf")
' Use the SaveAsPdfA method to save to file
pdf.SaveAsPdfA("pdf-a3-archive.pdf", PdfAVersions.PdfA3)

VB C#

PDF 與 PDF/A（比較及使用方式）：圖 2 - veraPDF 檢查合規應用程式